CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 20 MAI 2010
Présents : Georges Anton, Robert Caire, Martine Dupart, Maurice Jouvet, Jean-Marie Loupot, Michel Pourriol, Françoise Rennuit, Olivier Robion.
Excusés : Bruno De Cara, René Just, Vincent Meyrand.
Absents :Serge Desenfants, Irène Jodar, Joëlle Lacube, Jackie Pozzana.
Beaucoup d’absents : dorénavant la convocation comportera une demande de signaler si l’on sera présent ou pas, avec prière de répondre !
Depuis le dernier CA (27 février) il s’est passé beaucoup d’événements :
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Pose de plans inclinés dans le souterrain de la gare,
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rencontre avec la SNCF (M.Turpin) et avec RFF (M.Pastour),
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rencontre à Sainte-Maxime avec les élus du Golfe de Saint-Tropez,
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publication de TRAVERSE (diffusion aux adhérents et aux élus : 230, tirage total 300.
Le prochain numéro de TRAVERSE.
Michel Pourriol constate que la réalisation de la revue est un gros travail et lance l’idée de le faire faire entièrement par des professionnels. Après débat il est décidé d’éviter ce qui serait une charge financière trop importante et de poursuivre le travail en amateurs : il vaut mieux que ce soit imparfait mais moins cher ! (parole de trésorier ! )
Prévoir tous les textes pour le 7 juin au plus tard.
Date limite de l’envoi par la poste : le 21 juin.
Faire un simple recto-verso : rencontres avec les élus du golfe, M. Turpin, M. Pastour, puis courrier des lecteurs.
Les courriers reçus et envoyés par l’AUGAD.
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Un usager habitant Callas, M. Audibert, nous a écrit en nous demandant d’intervenir auprès de la SNCF pour tenter d’obtenir un remboursement des frais occasionnés aux abonnés par la grève. Nous avons envoyé un courrier à M. Philippe Bru, directeur régional de la SNCF. Aucune réponse à ce jour.
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M. Audibert a été prévenu par courrier de notre démarche. C’est maintenant un nouvel adhérent.
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Lettre envoyée à M. Audibert-Troin président de la CAD pour demande de subvention.
Par ailleurs M. Pierre-Yves Collombat, Sénateur du Var, nous a fait part de l’échange de courrier qu’il a eu avec la SNCF à la suite de son intervention au Sénat et de la réponse du Ministre Dominique Bussereau. Il a demandé à la SNCF de cesser d’opposer constamment la gare des Arcs-Draguignan à celle de Toulon beaucoup plus importante (ce que l’AUGAD n’a jamais nié) et de comparer plutôt Les Arcs et Saint-Raphaël qui sont d’importance égale en termes de nombre de voyageurs. Cet argument devrait être repris par l’AUGAD dans ses futures relations avec la SNCF à propos des arrêts TGV : notre bassin d’usagers est d’ailleurs plus important que celui de Saint-Raphaël !
Comptes rendus des différentes rencontres.
Voir les comptes rendus écrits séparés.
Trésorerie
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Les trésoriers font état de frais bancaires élevés, or la gestion des comptes devrait être gratuite pour une association. Il faut donc prendre rendez-vous avec la Caisse d’Épargne pour clarifier la situation. Françoise Rennuit a déjà essayé à plusieurs reprises mais la personne concernée à la C.Ep. est absente. Françoise propose de faire jouer la concurrence. Elle va contacter d’autres banques : Crédit mutuel, HSBC, qui sont gratuits pour les associations.
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La Poste prend des frais de redistribution du courrier (la boîte postale est aux Arcs et le courrier réexpédié à Draguignan chez Michel Pourriol). Le contrat de réexpédition cesse le 15 juin. Georges Anton ira à la Poste des Arcs pour le renouveler pour une année en réactivant la boîte postale.
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La question épineuse des remboursements de frais :
Il est maintenant indispensable pour l’AUGAD d’avoir une comptabilité présentée selon des règles strictes car elle touche des subventions importantes et peut donc être soumise à un contrôle de ses comptes et de l’utilisation des fonds. C’est pourquoi l’équipe des trésoriers a essayé de proposer les quelques modifications qui nous sont présentées :
Trop de frais sont remboursés sans qu’aucun formulaire soit rempli et sans justificatif. Les remboursements demandés le sont légitimement mais aucun contrôle n’est possible a posteriori. Les trésoriers proposent d’établir un formulaire unique qui comprendrait à la fois les déplacements et les fournitures de bureau et autres frais divers.
Pour faciliter sa mise en œuvre : faire la liste de tout ce qui est susceptible dêtre remboursé et des motifs de remboursement. Préciser les tarifs de remboursement : le km en voiture personnelle reste fixé à 0,50€, le voyage se fait en train 2nde classe chaque fois que possible et le covoiturage est à privilégier. En règle générale, un remboursement ne se fera qu’après présentation d’une facture (et pas d’une facturette de carte bancaire).
La discussion fut orageuse car certains se sont sentis mis en cause et suspectés de demander des remboursements indus. Or il n’en est rien : il s’agit simplement de pouvoir apporter les justificatifs de ce qui est dépensé. Par ailleurs l’équipe des trésoriers insiste sur le fait que faire partie d’une association implique toujours l’acceptation d’une part de bénévolat y compris financièrement. À chacun de juger et de décider pour lui-même.
Pour terminer, plusieurs décisions:
-Faire (cf plus haut) la liste exhaustive des motifs de remboursement, des tarifs et de ce qui pourra dorénavant être remboursé (Françoise R. et les trésoriers).
-Préparer le formulaire de frais engagés et remboursables (Françoise , à partir de ce qu’elle a déjà présenté au CA).
-Jean-Marie Loupot va rencontrer la Maire de Plan-de-la Tour pour savoir de quel espace nous disposerons dans les bulletins municipaux des communes du Golfe.
-Enfin, à vos plumes pour le futur TRAVERSE ! Faites des brèves !
Et à bientôt.